Méthode et comparatif : Comment choisir un logiciel de centres de loisirs ?

comment choisir un logiciel de centres de loisirs

Derrière cette question se cache la lourde responsabilité d’être sûr de faire le bon investissement. Investir dans un logiciel de centres de loisirs est un projet sur du long terme. Car s’ensuivra un investissement en temps : de formation, de paramétrage et d’intégration de données.

Lorsqu‘on a la méthode, opter pour un logiciel n’est pas plus compliqué que de choisir une voiture ou un abonnement Internet. Pour ma part,  j’en utilise une pour tous mes achats onéreux ou portant à conséquence. Elle me permet, ainsi, de comparer et de choisir sereinement. 

Aujourd’hui, je vais m’exercer à choisir un logiciel de centres de loisirs.
Pour cela, il faut opérer en 3 étapes :

  • Analyser vos besoins
  • Rechercher les solutions du marché
  • Analyser et comparer

Suite à cela, une préférence pour l’une des solutions va se dégager.

Alors, on y va ?

ETAPE 1

Analyser mes besoins

En tout premier lieu, ce comparateur s’adresse aux structures qui souhaitent investir dans un logiciel professionnel gérant les centres de loisirs, comme les :

  • Services jeunesse et enfance de Villes de toutes tailles
  • Communautés de Communes ayant la délégation d’activités en direction de l’enfance et de la jeunesse
  • Associations d’éducation populaire (en club ou MJC) ou encore
  • Organismes ayant une délégation de service public des ALSH

On y retrouvera des fonctionnalités pour gérer des activités de centres de loisirs (mercredi, petites et grandes vacances) ou de centres de vacances, mais encore d’activités sportives et culturelles.

 

Quels sont mes besoins de prestations ?

Ensuite, dresser une liste de toutes les fonctionnalités dont vous auriez besoin pour gérer idéalement votre activité.

Par exemple, vous souhaitez une gestion complète de l’activité de l’inscription de l’enfant à la facturation, en passant par des statistiques détaillées. Vous désirez gérer, en plus, vos animateurs, les plannings et les salles. Et de surcroît, vous ambitionnez que les familles s’inscrivent et paient en ligne sur un site dédié. Je peux vous dire que pour tous ces usages, il vous faudra absolument un logiciel !

Je vous ai listé quelques une des fonctionnalités qui me paraissent importantes à retrouver dans un logiciel de centres de loisirs.

  • Une base famille et individus permettant la prise en compte de toutes les situations familiales, même les plus complexes.
  • Une recherche intuitive et rapide multicritère
  • L’inscription aux activités avec gestion des capacités d’accueil et alerte du taux d’encadrement
  • La gestion de la fréquentation par pointage via une solution numérique
  • Ressortir des statistiques de fréquentation par activité, par période
  • Gérer le planning du personnel
  • La gestion financière avec la facturation et relance
  • Une solution ultra paramétrable

Dernier point et pas des moindres. Il vous faut choisir également la technologie que vous souhaitez employer. Actuellement il en existe deux.
– Les logiciels en ligne appelés  « client léger », et
– ceux « clients lourds » qui proposent des fonctionnalités complexes avec un traitement autonome.

Je vous ai, ainsi, noté les avantages et inconvénients de ces technologies :

Avantages
Inconvénients
Logiciel Web
– Accessible de partout
РSauvegarde des donn̩es incluse
– Ne fonctionne pas si pas d’Internet
Logiciel client lourd
– Fonctionne en mode hors ligne
РPeut ̻tre disponible en ligne
РSauvegarde des donn̩es incluse
РLe logiciel vous appartient une fois achet̩
РLe design peut manquer de modernit̩

Pour l’instant, le choix de la technologie, n’est pas un critère prioritaire dans le comparatif, mais peux le devenir dans le choix final.

 Recueil des besoins

Ma petite astuce, qui en fait ma méthode : Transposer les besoins, les uns en dessous des autres, dans un tableau. Un élément par case ou cellule. Vous pouvez le faire sur une feuille de papier ou dans le tableur de votre ordinateur.

Pensez à ajouter également les points forts et points faibles des logiciels, ainsi que son prix d’achat ou abonnement. Notez également s’il y a des frais ponctuels comme la maintenance ou la mise à jour.

Il faut prévoir également d’ajouter les prérequis à la prise en main du logiciel. S’il faut un bon niveau d’informatique ou accessible à des débutants, le matériel à acheter ou encore les jours de formation prévus.

Une fois cette liste établie, vous êtes prêts à passer à la seconde étape !

ETAPE 2

Rechercher et analyser les solutions du marché

Comment allez à la pêche des éditeurs de logiciel qui répondent à vos besoins ?

BOUCHE A OREILLE

Premièrement, ne négligez pas le bouche à oreille. Demandez à vos confrères quelle est la solution qu’ils utilisent. Ils sont souvent de très bons prescripteurs des solutions efficaces. De surcroît, ils n’hésiteront pas à vous mettre en garde contre les éditeurs peu scrupuleux, à fuir à toutes jambes.

SALONS PROFESSIONNELS

La deuxième piste est les salons professionnels. Ce sont généralement les entreprises les plus reconnues du marché qui se risquent à cet exercice. L’exemple le plus significatif, observez le climat sur le stand. Si les clients sont heureux de passer dire bonjour à leur commercial ou pour voir les dernières nouveautés. C’est que c’est un éditeur de confiance. De plus, l’investissement pour ce genre de manifestation est tel, que  vous pouvez être assuré de sa fiabilité économique. Ils ne disparaitront pas dans la nature comme cela…

INTERNET / MOTEUR DE RECHERCHE

Par temps de pandémie, les salons se font rares et la piste des moteurs de recherche semble plus accessible. Avec quelques mots clés saisis sur votre ordinateur (logiciel centre de loisirs), votre moteur de recherche affichera des résultats pertinents. N’hésitez pas à consulter les pages suivantes, car les premiers résultats sont souvent publicitaires.

Vous avez désormais une liste de fournisseurs de logiciel, que vous allez placer à la perpendiculaire de votre liste précédente. Vous retrouvez ainsi une liste en horizontale de fournisseurs et une autre en vertical de besoins.

Facile à lire, cette mise en page permet de mettre sur un même pied d’égalité les produits à comparer.

ETAPE 3

Analyser et comparer

Pour chacune des solutions listées, vous devez recueillir le plus d’informations dans votre tableau. Pour ce faire, vous pouvez vous aider du contenu présent sur le site Internet de l’éditeur. Certains proposent également des fiches techniques en ligne. N’hésitez pas à les demander en laissant vos coordonnées.

Aussi, si vous avez du temps, je vous recommande de visionner les vidéos des solutions recherchées. Elles ont l’avantage de visualiser l’ergonomie et de présenter rapidement certaines fonctionnalités.

J’ai déjà vu des logiciels en essai gratuit. Pourquoi pas ! Mais pour utiliser un prologiciel de centres de loisirs, il faut qu’il soit parfaitement paramétré (tarifs, familles, activités). Je préfère vous avertir que vous risquez de passer beaucoup de temps à la tâche, sans obtenir des résultats probants.

Afin d’économiser du temps, je vous invite à assister à une démonstration par un commercial.
En effet, le contact avec l’équipe commerciale du fournisseur est important. Si votre interlocuteur est professionnel, cordial et qu’il vous adresse promptement une offre tarifaire, cela reflétera forcément le sérieux de l’éditeur et l’envie qu’il a de travailler sur votre projet. 
De plus, l’offre que vous recevrez sera forcément personnalisée aux besoins de votre structure.

Attention tout de même à bien demander à chaque fournisseur les mêmes fonctionnalités.
Afin de comparer les devis recueillis par rapport à une offre équitable.

ETAPE 4

Le choix du logiciel de centres de loisirs

 Voilà, votre tableau est complété. Félicitation !

Vous pouvez désormais choisir le logiciel de centres de loisirs qui vous convient en fonction de votre budget et mais aussi et surtout de vos besoins.

Si plusieurs solutions ressortent de votre sélection et sont similaires en tarif et service. C’est à vous de faire pencher la balance vers celui qui vous aura donné le plus confiance et où la relation commerciale sera la plus épanouie.

Si il n’en ressort qu’un. C’est acheté !

Alors à vous de jouer, maintenant !

Comparer logiciel de centres de loisirs